Dạo này mình cũng hay ngồi cafe với một số anh em có quen biết và thường được nhờ tư vấn giải pháp cho một số vấn đề họ mắc phải. Mới chợt nhận ra là cũng còn có nhiều anh em đang bị rối tung rối mù trong 1 vấn đề mà không tìm ra lối thoát cho nó. Vì vậy, mình mạo muội post cái kĩ năng giải quyết vấn đề này lên để chia sẻ với mọi người những điều đã học, đã trải nghiệm (mặc dù hơi ít :D ) về nó.Cần phải nhắc luôn với mọi người kĩ năng giải quyết vấn đề là một kĩ năng của cuộc sống chứ không chỉ là trong công việc. Tôi chắc nhiều người cũng giống tôi: đã từng gặp trục trặc trong công việc, với nhóm hay bạn gái, gia đình…. Những yếu tố tổng thể của sự việc thường tác động cùng lúc và làm chúng ta nhanh chóng bị stress nếu ko thể giải quyết vấn đề sớm để giải phóng đầu óc. Hãy nghe tôi – kĩ năng giải quyết vấn đề tôi sắp trình bày dưới đây là giải pháp bạn nên sử dụng nếu bạn muốn giải phóng đầu óc ra khỏi cái mớ hỗn độn đó hay xa hơn: bạn muốn trở thành một người quản lý.
Căn bản, việc giải quyết một vấn đề sao cho khoa học gồm có 6 bước:
1. Định nghĩa vấn đề
Một số nguồn hay sách vở khác thích dùng cụm từ “nhận ra vấn đề” để chỉ bước này nhưng chung qui lại nó cũng chỉ là một :D . Trước khi giải quyết một vấn đề, điều quan trọng là chúng ta phải xác định nó có phải thực sự là vấn đề hay là không. Bạn hãy tự mình đặt ra các câu hỏi như : chuyện gì sẽ xảy ra nếu …, giả sử việc này không được thực hiện thì sao…. Đôi lúc, có những chuyện tự bản thân nó được giải quyết hoặc tan biến mà không cần có sự tác động của bạn. Vậy, bạn không cần phải quan tâm đến nó. Nói cách khác nó không phải là vấn đề.
Việc xác định hay định nghĩa được vấn đề sẽ giúp bạn biết được mình cần phải làm gì. Tuy nhiên, vấn đề này chúng ta chưa bàn đến. Tạm thời cứ hiểu về cái vấn đề đó là gì bằng cách định nghĩa nó đã.
2. Tìm ra chủ sở hữu của vấn đề
Nói cách khác, đó là bạn xác định được ai là người có thể giải quyết được vấn đề này. Có nhiều vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến bạn nhưng không có nghĩa bạn phải giải quyết nó (bạn không phải là chủ sở hữu của vấn đề) mà là một người khác.
Tôi lấy một ví dụ đơn giản thế này: anh A là giám đốc và đang bị ngập trong công việc và muốn tìm 1 thư ký để phụ giúp công việc của mình. Tuy nhiên, anh A có thể không phải là chủ sở hữu vấn đề mà là bộ phận nhân sự (người giải quyết vấn đề).
3. Hiểu vấn đề
Nếu bạn không phải là chủ sở hữu của vấn đề, tốt nhất bạn nên giành nó cho người chủ sở hữu thật sự của vấn đề và đừng quan tâm đến nó nữa. Còn nếu bạn là người chủ sở hữu của vấn đề, chúng ta tiến hành tiếp bước này để tìm ra bản chất và nguyên nhân của vấn đề. Bởi có “bắt đúng bệnh” chúng ta mới có thể kê toa hiệu quả và giải quyết được vấn đề. Còn nếu không chúng ta chỉ mới giải quyết được phần “ngọn” và có thể vấn đề sẽ lại tiếp tục xảy ra ở một tương lai gần.
Bạn hãy giành thời gian viết ra một mô tả ngắn gọn vấn đề từ những định nghĩa ở bước 1, tự đặt cho mình những câu hỏi như : hậu quả của nó là gì?; vấn đề này xảy ra ở đâu?; nó được phát hiện lần đầu tiên khi nào ?… Hiểu được nó bạn sẽ đưa ra được nhiều phương án giải quyết tốt.
4. Đưa ra các giải pháp
Bản thân Nhân rút ra 1 điều:
Con người ta thường lựa chọn phương án đầu tiên mà mình nghĩ ra trong đầu làm phương án tốt nhất.:)
Thực tế cho thấy có rất nhiều phương án đi sau tốt hơn nhiều. Vì vậy, theo kinh nghiệm của mình, tôi nghĩ bạn nên viết tất cả các giải pháp bạn nghĩ ra trên 1 tờ giấy rồi đánh giá (định lượng chứ không định tính nhé!) từng phương án trên các mặt lợi ích, thiệt hại, thời gian triển khai… từ đó chúng ta sẽ có được phương án tốt nhất.
5. Thực thi phương án
Khi đã hiểu được vấn đề cần giải quyết là gì và lựa chọn phương án giải quyết hiệu quả chúng ta tiến hành thực thi phương án ấy. Ở đây bạn cũng cần quan tâm đến những yếu tố như: những ai có liên quan đến từng khâu?; những ai là người chịu trách nhiệm chính?; thời gian thực thi giải pháp là bao lâu? … Nhằm đảm bảo mọi việc đi đúng lộ trình bạn đã định sẵn ở trên.
6. Đánh giá và rút kinh nghiệm
Bước này thường bị nhiều người bỏ qua. Nhưng xin lưu ý rằng giải quyết vấn đề là giải quyết sao cho nó không xảy ra thêm 1 lần nữa. Vì vậy, trong quá trình này chúng ta không thể bỏ qua bước đánh giá và rút kinh nghiệm. Việc này giúp bạn đánh giá được lựa chọn giải pháp ở trên có thực sự tốt cũng như rút được nhiều bài học trong quá trình thực hiện giải pháp ấy. Vì vậy, nó cũng là một phần khá quan trọng.
Có lẽ bạn cảm thấy một nội dung mô tả phía trên hơi rườm rà và dài dòng. Tôi nghĩ cũng đúng nhưng với những người có kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề nó là một việc cần thiết và nên làm. Bạn hãy thử thực hiện 1 lần, bạn sẽ thấy nó thực sự có ích đấy :)
Còn với bản thân tôi, tôi đặt cho bạn 2 câu hỏi thế này:
- Theo bạn trong 6 bước trên, bước nào là quan trọng nhất.
- Thử đưa ra một ví dụ vui thế này: Cô A không muốn lấy chồng biết hút thuốc. Vì vậy cô ấy muốn người yêu của cô ấy bỏ thuốc. Vấn đề của cô A là gì ? Và cách giải quyết tốt nhất theo bạn là như thế nào.